新人 電話 下手

 

諒さん諒さん

事務・営業・WEBライター」の三職種以上を経験し、さらに転職サイトのライターとして、500社・1000件以上の求人広告を作成した僕がまとめました♪

 

「新人だけど電話対応が下手…。ベルが鳴る度に恐怖が頭をよぎる…。」「1ヶ月以上経ったけど、使えないって言われた…。」

 

そんな思いで、あなたはこのサイトにたどり着きましたよね?

 

僕も新人時代に電話対応が下手で何度も怒られたり、電話恐怖症を克服してきた経験があるので、あなたの今の悩みが痛いほど分かります…。

 

 

だからこそ、そんな今のあなたと同じ時期を経験した僕が「新人で電話対応が下手な状況を克服する方法」を具体的に紹介しています♪

 

転職変化

 

この記事を通して少しでも「ラクで快適な人生を作るサポート」をするので、ぜひ参考にしてください♪

 

この記事を読むメリット

「自分を大切にするコツ」が分かり、自尊心(誇り)が高まる

辛いのは自分だけじゃないという安心感が手に入る

1mmでも今の現実を変えようという“勇気”と“情熱”が手に入る

新人に電話対応を任せる理由

 

ではまずはじめに、新人に電話対応を任せる理由についてご紹介していきます。

 

責任ある仕事はまだ任せにくい

社内ニート 転職

 

責任ある仕事はまだ任せにくいというのが一番の理由です。

 

電話応対は「ミスしても一番トラブルが少ない仕事」とも言えるので、多少認識ずれや報告ミスがあっても何とかなるからです。(たまに重大な連絡をミスって叱られますが…)

 

そのため「ミスしても立ち直る一番最初の関門とチャレンジ」として、電話応対を新人に任せるという背景があると感じています。(会社により違うかもしれませんが…)

 

メンバーや顧客を把握させる為

革命

 

メンバーや顧客を把握させる為という理由もあります。

 

一般的な「課」であれば多くても10名程度で、頻繁に連絡が来る顧客10〜20件程度から電話がかかってきます。

 

必然的に「鈴木さんに、橘通信の伊藤さんからお電話です」と取り次ぐ機会も増えるので、社内と社外の名前を覚える機会が増えます。

 

 

そのため「誰がどんな案件を担当しているか?」なども頭に入ってくるので、3ヶ月もすればスムーズな電話対応ができるようになっているものです。

 

社内での居心地を向上させる為

仕事 行きたくない 毎日

 

社内での居心地を向上させる為という理由もあります。

 

先ほどもお伝えしましたが、電話応対をしていると必然的に「●●さんが●●の案件対応している」というチームの全体像が把握できてきます。

 

人は全体像が掴めると落ち着いて対処できるようになるので「新人の良くわかってない奴」から「新人で全体像が何となく把握できた人」に昇格できるわけです。

 

新人で電話が下手だった体験

 

では次に、新人で電話が下手だった体験についてご紹介します。

 

「自動車セールスの営業マンとして新卒入社したものの、営業所内に新人が僕しかおらず、電話応対集中砲火を受けてメンタルがやられた恥ずかしい経験」などを赤裸々告白します…。

 

電話が大嫌いだった体験(電話応対)

電話

 

社会に出てから一番はじめに電話応対で落ち込んだ電話が大嫌いだった体験(電話応対)についてご紹介します。

 

トラブルが発生したのは、自動車営業マン時代に取引先のベテラン営業マンから受注が入った時です。

 

その時「“追加料金なしのホワイトor追加料金の発生するパールホワイト”」があったのですが、それを確認しようとして、以下のような流れでド叱られたのです!

 

ド叱られた流れ

僕=車のお色は白で良いんですよね?本当に白で大丈夫ですか?白ですね?白なんですね?

取引先=チッ!何回も同じこと聞きやがって?あぁ?白ったら白だ!そんなことも分からんのか!?何回も言わせやがって、ウゼェな…。

 

このように何度も「同じことを聞いてしまい、本当に聞きたかった“無償or有償”のどちらか?」を聞きそびれたのです。

 

そして結局「無償のほうの白」だと勝手に決めて納車をしたのですが、納車後しばらくは「色が違うぞボケ!」といったクレーム電話が来ないかヒヤヒヤした経験があります。

 

結局ミスにはなりませんでしたが、ミスする以前にド叱られたので、非常にメンタルがやられたことを今でも鮮明に覚えています…。

 

電話が大嫌いだった体験(新規開拓)

仕事 終わらない 残業できない

 

また電話が大嫌いだった体験(新規開拓)についてもご紹介します。

 

新規開拓営業の新人として転職した際、とにかく「電話が鳴るのも鳴らすのも怖い毎日」を過ごしたのです。

 

当時は部長が僕のデスクを見張っていたので「朝と夕方は新規開拓アポの時間」として、該当時間になったら「いつ電話するんだ?」と圧をかけられたのです。

 

※中途入社で入っていたので、新人は僕一人でした

 

 

何度も泣き出したり、会議室に行って面談になったり散々でしたが、意を決して電話をかけて、初アポが取れてからは落ち着いて電話応対できるようになりました♪

 

「営業マンにとって電話がバーベルに見える時がある」なんて冗談もありますが、あの時は本当に「電話がバーベルのように重かった」ですから…。

 

とはいえ、その時に苦しみながら「読書で独学」「先輩から技術を盗む」した中から練り上げた電話応対方法を、こうしてあなたにシェアできるようにもなりましたからね♪

 

電話対応で褒められた体験

愛

 

ポジティブなケースとして、電話対応で褒められた体験もあります。

 

準官公庁系の大手IT企業・ルート営業マンに転職した時に、電話応対を任されていた時のことです。

 

その時は毎日が一生懸命で命懸けだったのですが、そんなある時に受け取った電話応対を褒められたのです♪

 

褒められた経緯

「●●会社です♪!」「●●ファイナンンスの●●だけど、●●課長いまいる?」

「はい!いらっしゃいますよ♪少々お待ちください♪」「君、ハキハキしてて、元気で気持ち良いね♪中途入社?」「はい♪そうです♪●月からお世話になっています」「そう♪頑張ってね♪」

「●●課長、●●ファイナンスの●●さんからお電話です♪」

〜その後〜

「大島ちゃん♪今の電話、●●ファイナンスの社長からの電話やったんやけど、大島ちゃんの応対が気持ちよかったって褒めとったわ♪ありがとうな♪」

 

当時僕の課長はグローバルなSIM事業展開を画策していたのですが、そこで特殊なスキームを走らせるために、方々に根回ししていたのです

 

※グループ会社とはいえ、社長に直談判してて流石だなと驚きましたが(笑)

 

このように「頑張っていると、誰かが見ててくれるし、時には褒めてもらえる」という例もあると、知っておいてほしいと思います。

 

新人で電話が下手な時対策

錬金術

 

では次に、新人で電話が下手な時対策についてご紹介していきます。

 

メモ帳を用意して重要事項は控える

手順

 

メモ帳を用意して重要事項は控えることで、落ち着いて対応できるようになります。

 

電話応対フロー

1.自社名を伝える(連絡先が正確だと相手に伝える為)

2.先方の要望に応えるor拒否する

3.重要事項の確認(担当者に伝えるべき重要事項や先方の名前・連絡先など)

 

おおよそ「1.誰から連絡があったか?2,誰宛てか?3.こちら側でどんな対応をすべきか?」の3点程度が確認事項です。

 

 

ちなみに実際の現場でよくある、一般的な電話応対フローの例は以下の通りです。

 

電話応対フローの例

1.「●●(会社名)です。」→「●●の●●(先方会社名+人名)ですが、●●さん今いらっしゃいますか?」

2.「●●は現在会議に出席しておりまして、●●頃に戻る予定です」

3.「では、戻り次第こちらに電話してもらえるようにお伝え願えますか?」

4.「分かりました。では念のためお名前とお電話番号をお教え戴けますか?」

5.「●●(会社名)の●●(担当者)です。電話番号は●●です」

6.「ありがとうございます。それでは●●に申し伝えておきます」

 

※ちなみに社内に「電話用メモ帳」が常備されていない場合は、以下のような「電話用メモ帳サイト」からダウンロードして切って使えば、問題ないですよ♪

 

電話応対フローの例

電話帳伝言メモ

念のため折返し電話番号を聞く

PDCA

 

ちなみに新人時代は「初めて自分が受けた先方担当者からの連絡は、念のため折返し電話番号を聞く」方が良いでしょう。

 

時々「●●さんが連絡先知ってるから、電話があったことだけ伝えておいて♪」と言われますが、実際知らなくてトラブルになることがあります。

 

そのため「この人の電話を受けたことがない」と電話応対時に思ったのであれば「新人なので、まずはどの人も聞いておけと言われてまして…」位の切り返しで聞いておいた方が良いです。

 

 

慣れてくれば「あぁ、●●さんですね♪いつもお世話になってます♪●●から折返しさせますんで♪」位気軽なやり取りになれたりするものです。

 

※ただし相手が「あぁ?●●が知ってるから別に教えねーよ!」と言って不快感を露わにしたのであれば、聞かなくてOKです

 

 

もし「いや、先方の連絡先知らないんだけど?」と取次先担当者に言われても、「いや、こちらも先方に連絡先確認したんですけど、キレ気味に教えねーと言われたので」と言い訳すれば良いです。

 

こちらとしては「電話番号を確認した事実」があるわけですから、断った先方担当者に責任があり、筋が通りますからね♪

 

重要事項は必要に応じて念押し

適職

 

重要事項は必要に応じて念押しする必要もあります。

 

どうしても歴戦のベテランから連絡が来ると、早口でまくし立てられてビビってしまうものです。

 

しかし「電話応対ミスして叱られる>聞き直して正確な情報を確認する」方が、結果的に精神衛生上良いです。

 

 

そのため「発注数量や重要な情報」ほど間違ってはいけないので、正確性を記すために「すいません、●●が良く聞き取れなかったので、もう一度お教えいただけますか?」と確認しましょう。

 

※テンパって聞き逃すと、本当に後から自己嫌悪になるので、キチッと「確認するクセ」をつけておきましょうね♪

 

「え〜…」などの無意識言葉は排除

NO

 

ある程度慣れてきたら気をつけた方が良いですが、「え〜…」などの無意識言葉は排除する必要もあります。

 

気をつけたい無意識言葉の例

「え〜」といった間を伸ばすような言葉

「あ〜」といったような学生言葉

 

このような「学生時代なら気にされなかった言葉」でも、社会人になってしばらく経つと非常に気になるものです。

 

そのため同僚や先輩に「私に気になる言葉使いがあれば、遠慮なく言ってください」と言って、第三者からのアドバイスを貰うのがおすすめですよ♪

 

保留時は保留意図を相手に報告

適職診断

 

保留時は保留意図を相手に報告するのも必要です。

 

なぜなら「保留は相手を待たせる行為なので、長引くほど不快感が増す」からです。

 

そのため「自分では分からないので上司や先輩に聞く」「担当者を探すので時間がかかる」「必要に応じて折り返す」など、対応を先方に伝えてからにしておきましょう。

 

でないと「いつまでかかってんだ!」とキレられてしまいかねないので、スムーズな対応を心がけるようにしましょうね♪

 

メンタルを安定させる方法

原因

 

では次に、メンタルを安定させる方法についてご紹介していきます。

 

チョコレートを摂取する

チョコレート

 

子供の頃は午後3時になると「おやつタイム」があったと思いますが、その時間にチョコレートを摂取するのはオススメです。

 

なぜならカカオポリフェノールを多く含むカカオ製品を摂取すると、以下の効果が確認されているからです。

 

■一般的なチョコレート摂取による効果

  • 脳血流量が上昇する
  • 記憶・学習能力に関連するBDFN増加を確認(BDFN=Brain-derived neurotrophic factor:脳由来神経栄養因子)

 

つまりチョコレートを食べる事で、脳を活性化できるというわけです。

 

■チョコレート摂取による健康効果

チョコレート効果

出典:meiji

■GABAチョコレート

GABAチョコレート

出典:グリコ

 

さらにその中でも個人的にオススメなのが、上記の「GABAチョコレート」です。

 

心理的ストレスを低減する「GABA」が含まれているので、精神面でとても良い感じだと個人的に感じています。

 

100円チョコよりはちょっと高いのですが、精神的に不安定だと感じる日は良くこれを食べていました。

 

 

もちろん毎日食べると健康を害する可能性もあるので、「精神的に不安定な日」「脳を活性化せたい時」に食べるようにしましょう♪

 

リラックスする音楽を聴く

音楽

 

リラックスする音楽を聴く習慣を取り入れるのもオススメです。

 

大好きなアーティストを聴くのもアリですが、Youtubeに上がっているリラックス音楽を聴く、瞑想を取り入れるのもオススメです。

 

 

じっさい僕も昼の休憩時間には、瞑想CDを10分ほど聴いて心身を落ち着ける習慣を取り入れていました。

 

その結果として、仕事前や仕事中もネガティブな気持ちに囚われないようできましたから♪

 

 

このようにネガティブな気持ちに歯止めが効かないのであれば、音楽の力を借りるのもオススメです!

 

また心のデトックスとして有名なハワイの秘術「オポノポノ」を聴き続けるのもオススメなので、以下に合わせて紹介しておきますね♪

 

■「(1時間バージョン)聞くだけ浄化☆オポノポノ☆」(1時間)

昼寝を取り入れる

睡眠

 

睡眠不足を解消するために昼寝を取り入れるのもオススメです。

 

僕は昼の食事後10分〜15分程度仮眠をとるようになってから、メンタルバランス安定に大きく貢献することに気付きました。

 

 

実際ある研究によると、以下の図のように「昼寝をした方が記憶力・正解率共に高かった」という結果も出ています。

 

■英語圏の学生に漢字を覚える実験を行った結果

仮眠結果

出典:本説伝

他にも厚生労働省の研究によって「昼寝の1分は夜の3倍の効果がある」とも発表されています。

 

実際「シエスタ制度(スペイン語でお昼寝)」を導入しているベンチャー企業も増えているくらいです。

 

そのため寝不足が多かったりして、仕事に行きたくないケースが多いなら、一度試してみてください♪

 

昼寝の効果的な取り方

 

ちなみに昼寝の効果的な取り方ですが、「20分以内が良い」と言われています。

 

実際それ以上寝ると逆にボーッとしてしまうので、10分〜20分程度でアラーム設定して起きるのが良いです(周りが気になるならバイブ設定)

 

さらに静かに座っていられる場所を探したり、リフレッシュルームで目を閉じているだけでもだいぶ違いますよ!

 

定期的に肉を食べる

肉

 

気持ちを切り替えるためには、美味しいものを食べるのもオススメです。

 

もちろん好きな食べ物を食べるのが一番ですが、そうでないなら「牛肉」がベターです。

 

なぜなら牛肉には「幸せホルモン」と呼ばれている「セロトニンを作るトリプトファン」が豊富だからです。

 

 

この「セロトニン」が減ると、人はイライラや疲労感が増えやすいと言われているので、定期的に「トリプトファン」を摂取した方が良いのです。

 

実際僕もこの事を知ってから、週に一回は「いきなりステーキ」「ステーキくに」などのハンバーグorステーキランチを食べるようにしました。

 

結果的にランチ後「幸せオーラムンムン状態」で仕事に取り組む事ができ、とても効果的だったのを覚えています。

 

お風呂に入るor温泉に行く

お風呂

 

お風呂に入るor温泉に行くのもオススメです。

 

なぜなら「お風呂が好き・毎日入る人ほど幸福度が高い」という調査結果が出ているからです。

 

■「おふろ白書2017」〜おふろと幸福度〜

お風呂白書

出典:NORITZ

 

僕は昔「時間と水道代が勿体ない」という理由で、毎日シャワーで済ませている時期がありました。

 

 

しかしお風呂が「緊張状態を緩和する・体をゆるませる・深呼吸する」というリラックス効果がひじょうに高いことを知り、入浴を習慣化しました。

 

結果的に1週間のメリハリも付くようになったり、幸福エネルギーも増えて、やる気が維持できるようになりました。

 

そのため、かつての僕のように「忙しいからシャワーで済ます生活」を続けているなら、2日に1回でもOKなので、入浴習慣を取り入れるのがベターです♪

 

片付け・断捨離

断捨離

 

部屋などの余計なものを減らす「片付け・断捨離」に取り組むのもオススメです。

 

なぜなら心理学の世界では、部屋の中の状態と心・頭の状態は同じ」と言われているからです。

 

 

そのため部屋が汚いほど、心が汚れていて悩みやネガティブな考えが残りやすい一方で、部屋が綺麗なほど、心もキレイでスッキリした精神状態を維持しやすいです。

 

※言い換えると、「いつか使う物」が多い人ほど「やらなきゃいけないこと」が頭の中に多い一方、「必要十分な物だけ」揃えてる人ほど、シンプルな思考でラクに生きています。

 

 

例えばあなたも試験勉強前には、やたらと部屋掃除や机掃除をしたくなりませんでしたか?

 

あれは問題を解くという「問題を解く(キレイにする)」前に、現実的な周りの空間からキレイにして、問題に向き合っているのだと僕は思います。

 

汚部屋

 

また本人が部屋をキレイにするのが苦手でも、現代では家事代行という部屋掃除のプロに、月1回程度のスパンで依頼するという手もあります。(5,000円程度で頼めるようです)

 

ノートにネガティブな気持ちを書く

適職診断

 

ノートにネガティブな気持ちを書くのも大変効果があります。

 

カラオケで叫んだり、段ボールを破るストレス解消法もありますが、紙に書くのは一番手軽にできるのでオススメです。

 

 

「あんなミスをした自分なんてもうキライだ!」とか、落ちるとこまで気持ちを落とすんです。

 

中途半端に後悔を引きずるより、「もう悩むのやめよう」と切り替えるタイミングを早めて、ミスを忘れることができるからです。

 

この方法はイライラする人がいる場合にも気持ちを吐き出せるので、習得しておくのがオススメですよ♪

 

 

そこでオススメなのが「紙に怒りや悲しみといったネガティブな気持ちを吐き出して燃やす」という、書き出しワークです。

 

■怒りや悲しみを書き出す例

もっと俺のことちゃんと考えて仕事振れよ!クソ上司!!

クソみたいに残業させやがって!いつでも辞めてやるぞブラック企業め!!

こんな俺をずっと受け入れ続けてくれるとは思えない…どうせ俺なんて愛される価値がない…

 

このような思いつく限りの「出来事に対するネガティブ感情」を紙に正直に書き出して、それを「グルグル黒く塗りつぶしながら吐き出す」ことで、キレイサッパリBYEBYEできます。

 

ストレスケア1

 

その後書き出したネガティブな感情を「火で燃やして浄化(宗教でいう供養のお焚き上げ)」することで、その気持ちがスーッと無くなると感じられます。

 

ストレスケア2

 

深く染み付いた感情は、1回で全て浄化できないので、その場合は翌日も同じトラウマを紙に書き出すのがオススメです♪

 

できれば毎日、もしくは週1回やるだけでも心のトラウマが減っていくので、イヤな上下関係や人間関係がラクになっていく可能性が上がりますよ♪(火は100円ライターで十分ですから♪)

 

新人で電話が下手な場合【補足】

天職

 

では次に、新人で電話が下手な場合【補足】についてご紹介していきます。

 

メンタルを安定させる方法を学ぶ

確信

 

メンタルを安定させる方法を学ぶことで、毎日を快適に過ごせるようになります。

 

メンタルバランス

自分を万全に保つ社会に貢献する=自己犠牲が強過ぎる

自分を万全に保つ社会に貢献する=傲慢すぎて咎められる

自分を万全に保つ社会に貢献する=何だかんだ幸福

 

そもそもこの記事にたどり着いているあなたは「普段から必要以上に頑張り過ぎる性格」なので「ちょっと自分に甘い」くらいがちょうど良いのです(笑)

 

そのため今の会社や仲間たちに「僕を愛してくれてありがとうございます」くらいのイメージでいましょう♪

 

 

そしてメンタルを毎日快適・快調にしておくことで、とても過ごしやすい日々を獲得できるのです♪

 

※ちなみに「具体的な毎日を快適に生きるテク」が分からない場合には、以下の記事にて詳しく紹介しているので、必要に応じて参考にして下さい♪

 

自分の強みの生かし方を学ぶ

転職

 

自分の強みの生かし方を学ぶのもおすすめです。

 

なぜなら「自分の強みが分かっていなければ、落ち着いて安定した働き方」が実現できないからです。

 

 

例えば僕は「仕事=自分の苦手なことに取り組む」と思って働いていた通信営業マン時代は、「ずっときつい仕事と上下関係」でした。

 

なぜなら「自分に向いてない仕事の極地」で働いていたので、ハンパじゃなく辛く苦しかったからです。

 

 

しかし適職診断や色々なアドバイスを貰って「自分に本当に向いている仕事」と分かった物書きに転職してから、人間関係も円滑になり、快適に仕事ができるようになったのです。

 

そのためあなたが「当時の僕」のように「仕事=辛く苦しい環境で働く」と思っているのなら、仕事と人生の方向性を見直す時が来ているのかもしれません。

 

ちなみに僕の適職診断の指針の一つが、以下のリンク先にて紹介している「個性・適職診断」なので、ぜひ参考に使って下さい♪(転職の自己PRにも使えますよ♪)

 

※さらに今スグ転職しなくても、自分には他にも居場所があるという安心感は強烈なので、新人でも登録しておいて損はありません

 

まとめ

 

以上が新人で電話が下手!リラックスして上手く対応できる為の秘伝の書のご紹介でした。

 

自分の気持ちに正直になってチャレンジした経験は「自信という財産」になりますから、誇りを持てる決断をしましょうね♪!

 

自分の適職・天職を知るメリット

チャレンジした経験や成功体験ができ、さらに自分に自信がつく

カッコいい理想の自分の人生に近づき、さらに自分が好きになる

ムリのない人生に近づくことで、メンタルにとても良い

自分の適職・天職を知らないデメリット

「また自分はチャレンジしなかった」と後悔が増える…

今の自分から何も変わらず変化ナシ…

何もしない自分が今よりもっと嫌いになる…

 

あなたの自尊心が高まるように、この記事に出会った以上、今スグ1mmでも自分を変えていきましょうね!♪

 

 

※そして以下のリンク先では、転職サイトに登録「だけ」でもしておくべきメリットを紹介しているので、合わせて参考にしてください♪

 

 

※また、以下のリンク先では、どうしても会社に行きたくない時の休む正当な理由を紹介しているので、こちらも合わせて参考にしてください♪

 

 

強烈な影響力のある男が、あなたの成幸をお祈りしています♪

 

自分だけの適職・天職の見つけ方

向いてる仕事
振り返り



今の仕事が本当に合っているのか?

本当はもっとラクに楽しく働ける場所があるかもしれない…

自分では分からないけど、仕事に使える強みってあるのかな?

頑張って働いてるけど、ずっとこのままは苦しいから、いつかは転職したい…



そんな悩みをお持ちの方向けに、以下のリンク先にて「自分の強みを知り、適性のある仕事の見つけ方」をご紹介します。